Für Organisationsteams

Überblick

Um dir die Arbeit zu erleichtern, findest du hier nützliche Links und Hinweise für Orga-Teams.

Für wen ist diese Übersicht gedacht?

Hier sind Vorgehensweisen für häufig wiederkehrende Schritte thematisch zusammengefasst, damit insbesondere erfahrenere Orga-Teams schnell finden, was sie suchen. Wenn du das erste Mal organisierst, lies zunächst die Anleitung von oben bis unten durch, damit du weißt, wann welche Schritte durchgeführt werden und weshalb.

Gruppeneinteilungen

Klassische Variante in unserer Region: erste Konfiguration und Einteilungen mit Groupifier, Fine-Tuning und alle Fehler beheben mit Delegate-Dashboard (letzteres ist definitiv nicht nur für Delegates gedacht, sondern ein absoluter Geheimtipp für schnelle Änderungen besonders für komplexe Comps mit mehreren Stages).

Lies dir die Anleitung durch, wenn du nochmal auffrischen möchtest, wie die Software funktioniert.

Öffentliche Übersicht

Was Teilnehmer sehen, und was du auch zum Heranziehen der eingteilten Helfer nutzen kannst, ist competitiongroups - dort siehst du alle Zuteilungen pro Gruppe oder mit anderen Ansichten je Teilnehmer und in der Schedule. Die Seite wird besonders ab den zweiten Runden relevant, da die Namensschild-Rückseiten dann nicht mehr gelten!

Was Delegate-Dashboard (DD) sonst noch kann

Gruppendauer, durchschnittliche PRs je Gruppe, erwartete Anzahl Personen, die Zeitlimit bzw. Cutoff schaffen, Anzahl Newcomer je Gruppe, und solche Statistiken auch pro Runde insgesamt werden dir in Übersichten angezeigt.

Sortierungen nach Name / WCA ID / Alter und für jede Person in der Einteilungstabelle die Gesamtzahl an bisher verteilten Rollen wie Judging, Running, Scrambling, plus Zusatzrollen, die du in Groupifier gar nicht vergeben kannst (stage lead, delegate, data entry, announcer, andere), alle mit unterschiedlichen Farben für besseren Überblick. Kann zwar am Anfang überwältigend wirken, aber bei großen Comps überwiegt eindeutig der Nutzen, sehr spezifisch und viele Rollen zu verteilen, die man sonst mühsam auf Papier oder externen Tabellen stehen hat.

DD ist außerdem in der Lage, die Events zu erfassen, für die man klassicherweise selten oder gar keine Gruppen einteilt, wie BigBlind, MultiBLD, FMC. So kannst du dann auch tatsächlich Rollen für diese sehr Staff-intensiven Events vergeben, für die du sonst separate Listen schreiben müsstest. Auch die Teilnehmer würden nichts von ihren extern definierten Rollen erfahren, gäbe es nicht den Tech-Stack Delegate-Dashboard, Competitiongroups (plus die RLP / Saar. Nametag-Software, die diese speziellen Rollen auch einlesen kann).

Auch Konflikte mit parallel stattfindenden Events bzw. Gruppen erfasst DD zuverlässig, und teilt dir alle Konflikte auch sehr wirksam auf der Startseite mit. Mit wenigen Klicks kannst du die Konflikte dann auch beheben, ein enormer Zeitgewinn im Vergleich zu Groupifier.

Hier gibt es außerdem den First Timer Check. Was es damit nochmal auf sich hat, steht in der Anleitung.

Scoretaking

Zeiten eintragen, Double-Checking, weitere Admin-Ansichten ansehen und Personendaten prüfen kann man mit WCA Live erledigen.

Namensschilder

Software für Namensschilder gibt es in vielen verschiedenen Varianten, je nach Variante musst du dann Vorder- und Rückseite separat drucken, oder es geht in einem Vorgang. Nicht jede Software ist bereits auf die typische Größe der RLP / Saar. Standard-Hüllen zugeschnitten.

Allen gemeinsam ist, dass du dir vorher überlegen solltest, ob ein bestimmter Hintergrund gewählt werden soll und welche Extra-Infos drauf stehen sollen.

Unabhängig von der gewählten Variante: teste jedes Namensschild-Design erst an einem Beispiel (PDF in 100% Vorschaugröße ansehen und Namensschild an Bildschirm halten, drucken, schneiden, in Hülle einsetzen). So verschwendest du wenig Papier und Tinte/Toner, sollte es noch nicht ganz optimal sein.

Standard für RLP / Saar., Vorder- und Rückseite in einem

Für die Comps der Region wird diese Aufgabe direkt mit der passenden Software übernommen, und du erhältst dann im geteilten Ordner für die ganze Orga-Gruppe eine PDF-Datei, die doppelseitig gedruckt werden kann. Empfehlung für Papier-Grammatur: 100g / qm

Vorne stehen Name der Comp, evtl. ein Logo, die Namen sowohl in Latin als auch in lokaler Schreibweise / Schriftsatz in Klammern (falls vorhanden), Land, Funktion der Person auf der Comp, WCA ID (falls vorhanden), Competitor ID auf der Comp. Hinten gibt es eine Tabelle mit allen Einteilungen der Person für erste Runden und einen QR-Code, mit welchem man zu my-comp gelangt (dort gibt es wiederum Links zu WCA Live, competitiongroups und weitere Infos).

Der Vorteil: wenig Papier wird benötigt, man muss weniger schneiden. Denn die Reihenfolge auf der Rückseite ist gespiegelt und passt so genau zur Vorderseite.

Umfangreiches Tool, für alle Comps geeignet

Hier musst du selbst tätig werden, aber du kannst sehr viel optisch einstellen: Badgifier

Achte besonders auf die Ausrichtung und Abmessungen. Am besten anhand einzelner Beispiel-Ausdrucke testen, bevor du die ganzen Schilder durch den Drucker schickst. Zwar kann die Software auch die Einteilungen elegant vorbereiten, sodass du sie in einem Rutsch mit ausdrucken kannst, allerdings ist hier doppelt so viel Papier notwendig wie in obiger RLP / Saar. Variante (denn hier: einseitiger Druck, Rückseite wird "umgeklappt").

Einfacher, für alle Comps geeignet

Beliebte und gängige Option, besonders für die günstigen Namensschilder mit Stecknadel: bestsiteever Name tag generator

Ähnlich wie bei Badgifier gibt es viele Einstellmöglichkeiten, aber insgesamt ist der Funktionsumfang etwas kleiner. Die Software macht ausschließlich die Vorderseiten.

Für die Rückseite musst du separat drucken, und zwar am einfachsten die Competitor-Cards aus dem Druck-Bereich bei Groupifier. Das heißt dann auch zweimal auf die richtige Größe schneiden. Alternativ, Rückseiten gibt es auch bei bestsiteever Cutifier zu gestalten.

Verlosung

Oft hast du Gutscheine, Puzzles oder sonstige Dinge zur Verlosung zur Verfügung. Diese sollen dann unter bestimmten Gruppen (z.B. Newcomern) oder unter allen Teilnehmern verlost werden.

Es gibt eine Website, bestsiteever giveaway, die anhand von Namenslisten zufällige Gewinner zieht. Nimm die Anmelde-csv o.ä., kopiere dir die Namen, die die jeweilige Bedingung erfüllen (z.B. Newcomer), und setze diese Namen auf der Website ein.

Unter allen NewcomernUnter allen Teilnehmern

Auszeichnungen für besondere Errungenschaften vergeben

Hier sind ein paar Ideen zu besonderen Errungenschaften, für die du Auszeichnungen vergeben kannst.

Beste(r) NewcomerComp-Kinch

Zunächst solltest du definieren, mit welcher Metrik "beste(r)" bestimmt werden soll. Das kann z.B. der schnellste Durchschnitt in 3x3x3 Runde 1 sein. Gehe in den Admin-Bereich von WCA Live für deine Competition. In der Ansicht, in der für die jeweilige Runde die Zeiten eingetragen werden können, siehst du bei den Newcomern ein Symbol mit einer Person, die dir zuwinkt. Das sind alle, die dann infrage kommen. Greife die besten X heraus.

Comp-Kinch rechnet für deinen Wettbewerb am Ende eine Zusammenfassung über alle angebotenen Disziplinen aus, und rankt dann die Teilnehmer nach ihren "Allrounder"-Fähigkeiten, im Vergleich zu allen Teilnehmern dieser Comp. Damit diese Website funktioniert, musst du die Ergebnisse mit WCA Live erst synchronisieren, sonst stehen sie nicht im WCA Competition Interchange Format (WCIF).

Urkunden

Für die Urkunden gibt es eine Website, die sich nach der Synchronisation von WCA Live die Ergebnisse und weitere Daten zu deiner Comp nimmt, um automatische Urkundentexte zu generieren. Du kannst selbst steuern, was darauf stehen soll und wie sich der Text ins Layout fügt. Auch der Hintergrund (eine jpg-Datei) ist frei wählbar.

Am Anfang bzw. vor der Comp kannst du anhand leerer Urkunden testen, wie sie später aussehen werden. Dazu: login auf der Website, wähle eine Comp aus. Dann gibt es einen blauen Button "Empty certificate for CompID".

Standard-UrkundenLust auf eigenes Urkunden-Design?

1. Setze im Tab "Customize podium certificates" unten bei "Background design:" deine bevorzugte .jpg-Datei aus dem WCT Vorlagen-Verzeichnis ein. Es gibt sie in verschiedenen Farben, und als Querformat (Landscape) oder Hochkant (Portrait).

2. Da wir Urkunden im Allgemeinen nicht nur an deutsche Cuber vergeben, lassen wir die Sprache einfach so, wie sie standardmäßig eingestellt ist (English (UK)). Den Text im Feld kannst du ebenfalls so übernehmen.

3. Wenn du nicht gerade zufällig die regionsspezifischen Urkunden für eine Championship erstellst, dann lasse "Only use competitors from countries with ISO (semicolon-separated):" frei.

4. Zurück zum Tab "Print podium certificates" kannst du nun sehen, dass die Vorlage auch den gewählten Hintergrund enthält.

Zusätzlich zu den Hinweisen bzgl. Standard-Urkunden kannst du mithilfe dieser Schritte die Urkunden etwas individueller gestalten. Außerdem wird dies relevant, wenn du Trainee Delegates ebenso auf der Urkunde nennen möchtest, wie die Junior / Full Delegates (sie sind WCA Staff und stehen standardmäßig schon drauf).

1. Wenn du mit Apple Pages arbeitest: eine .pages-Vorlage steht bereit (falls RLP Comp, kannst du die Vorlage per Mail anfragen). Dort kann z.B. das Competition-Logo eingefügt werden. Natürlich kannst du auch eine andere Software für Urkunden-Design nutzen, kostenlos z.B. inkscape, GIMP bzw. dein bevorzugtes Textverarbeitungsprogramm für DIN A4.
2. Von Apple Pages ausgehend: diese .pages Datei in .pdf exportieren, anschließend mit z.B. "Vorschau" in .jpg exportieren (600 dpi / optimal). Wenn der Export in .jpeg passiert, einfach von Hand die Endung zu .jpg ändern, sonst beschwert sich die Website. Andere Software: dein Design ebenso in optimaler Auflösung zu .jpg exportieren. Diese Datei kann bei "Background design:" hochgeladen werden.
3. Damit hast du einen eigenen Hintergrund. Fehlt noch der Text. Hier ist ein Beispiel, welches für RLP Open 2024 genutzt wurde. Beachte die vielen Zeilenumbrüche (das sind die \n) am Anfang für das eigene RLP Template, der Text beginnt erst recht weit unten auf der Seite und nicht direkt ganz oben (sonst würde der Text mit dem Logo überlappen)!

[
"\n\n\n\n\n\n\n",
{"text": "certificate.delegate,\n", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": "on behalf of the ", "fontSize": "16"},
{"text": "World Cube Association,\n", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": "and ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.organizers", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": ", on behalf of the organisation team of ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.competitionName", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": ", certify that\n", "fontSize": "16"},
"\n\n",
{"text": "certificate.name", "fontSize": "32", "bold": "true"},
"\n\n",
{"text": "has placed ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.place", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": " at ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.event", "fontSize": "16", "bold": "true"},
"\n\n",
{"text": "with certificate.resultType of ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.result", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": " certificate.resultUnit", "fontSize": "16"}
]

Der Text kann erweitert bzw. modifiziert werden, z.B. wenn ich einen Trainee Delegate hinzufügen möchte und es genau einen Nicht-Trainee gibt (das "and" fügen wir selbst hinzu):

[
"\n\n\n\n\n\n\n",
{"text": "certificate.delegate and Carlo Glod,\n", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": "on behalf of the ", "fontSize": "16"},
{"text": "World Cube Association,\n", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": "and ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.organizers", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": ", on behalf of the organisation team of ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.competitionName", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": ", certify that\n", "fontSize": "16"},
"\n\n",
{"text": "certificate.name", "fontSize": "32", "bold": "true"},
"\n\n",
{"text": "has placed ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.place", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": " at ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.event", "fontSize": "16", "bold": "true"},
"\n\n",
{"text": "with certificate.resultType of ", "fontSize": "16"},
{"text": "certificate.result", "fontSize": "16", "bold": "true"},
{"text": " certificate.resultUnit", "fontSize": "16"}
]

Wenn es mehr als einen Nicht-Trainee gibt, kannst du entweder die Reihenfolge ändern: Carlo Glod, certificate.delegate,\n (die Website macht Kommas und am Ende vor dem letzten Delegate ein "and"), oder du schreibst die Namen in deiner bevorzugten Reihenfolge mit Kommas selbstständig aus.

Nun stellt sich noch die Frage, wann die Urkunden gedruckt werden bzw. ob du sie schon vor der Comp (bunt) vordrucken möchtest.

Farbdrucker auf der Comp vorhandenKein Farbdrucker auf der Comp vorhanden, aber zuhauseÜberhaupt kein Farbdrucker vorhanden

In dem Fall musst du zur Vorbereitung noch nichts weiter tun, außer die blanko Zertifikate begutachten. Behalte die Hinweise von oben griffbereit, und warte ab, bis die ersten Podien feststehen. Dann kannst du die Website bestmöglich ausnutzen und Hintergrund + Text (inkl. Namen, Position, Ergebnis) automatisch zusammenführen lassen. Das macht für dich die wenigste Arbeit. Du bist allerdings auf dem Wettbewerb von der Technik abhängig (größtes Risiko, da noch nichts vorgedruckt wurde).

Und denke ans Urkundenpapier für die Comp!

Es gibt zwei Optionen:

• Alternative A: Blanko Urkunden (bunt) zuhause vordrucken (mit dem Button "Empty certificate for CompID"), und auf dem Wettbewerb dann nur noch von Hand mit einem schönen Stift die jeweiligen Personen, Platzierungen, Ergebnisse eingetragen. Wird im Allgemeinen so zu einer Mischung aus computergenerierten und persönlichen Zertifikaten und erfordert etwas Konzentration beim Aufschreiben, aber man ist nicht von der bösen Technik abhängig.
• Alternative B: nur den Hintergrund (bunt) zuhause vordrucken (ohne die Website). Dann mit der Website, aber ohne Hintergrund den automatisch generierten Text je Disziplin als PDF herunterladen. Die vorgedruckten Urkunden in der richtigen Orientierung in den Drucker einlegen (dazu am besten mit einem Beispiel auf normalem / kostengünstigen Papier üben, bis es passt). Das ist mMn bei eher wenig Disziplinen mehr Arbeit und wegen der Orientierung auch fehleranfällig. Wenn niemand eine schöne Schrift haben sollte oder es sehr viele Urkunden zu schreiben gäbe (viele Events), kann dies aber auch die bessere Option sein.

Wie im ersten Fall kannst du dann den Hintergrund und Text kombiniert generieren lassen, und alles in einem Vorgang Schwarz/Weiß drucken.