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Eine WCA Competition organisierenlink

Überblick

Hier zeigen wir dir, wie wir in unserer Region WCA Wettbewerbe organisieren und was du tun musst, damit auch du in deinem Ort ein solches Turnier veranstalten kannst! We need you 🫵!

Andere Anleitungen / international

Vieles in dieser Anleitung deckt sich inhaltlich mit den WCA Competition Organizer Guidelines auf Englisch, welche das WQAC vorbereitet hat. Natürlich hat diese Anleitung hier einen "lokalen" touch, da die Voraussetzungen je nach Region unterschiedlich sind. Aber mehr lesen schadet nicht, wir lernen auch immer gerne dazu! Also, wenn du irgendwo unterwegs warst und z.B. eine gute Orga-Idee im Ausland aufgeschnappt hast, bring sie ein!

Für wen ist diese Anleitung gedacht?

Du bist schon ein erfahrener Teilnehmer bzw. hast die vorigen Erfahrungsstufen schon erreicht (siehe andere Tutorials). Weiterhin bist du entweder selbst volljährig, oder hast volljährige Mitglieder in deinem Orga-Team. Du hast sowohl vor, während als auch nach der Competition ausreichend Zeit und Lust, dich um zahlreiche administrative Angelegenheiten zu kümmern und packst gerne an. Dein primäres Ziel für deine eigene Competition ist ein reibungsloser Ablauf und zufriedene Teilnehmer, und du stellst dafür deine eigenen practice sessions eher hinten an. Auf anderen Wettbewerben machst du dich gerne nützlich und lernst von erfahreneren Orga-Teams, um diese Arbeiten dann später selbstständig durchzuführen. Man kann sich auf dich verlassen und du bist sorgfältig. Wenn du dich in dieser beschriebenen Rolle siehst, wunderbar! Diese Anleitung wird dir die einzelnen Etappen schrittweise erklären.

Für Erst-Organisatoren lohnt es sich, frühzeitig anzufangen und die gesamte Anleitung vorab zu lesen, also alle vier Blöcke und ihre Unter-Abschnitte auszuklappen. So erlebst du weniger Überraschungen und bist auf die anstehenden Aufgaben gefasst.

Wenn du hingegen bereits Organisator bist und Links / Hinweise zu verschiedenen Einzelaufgaben suchst, dann gehe zu dieser Seite, sie ist thematisch sortiert.

Planung: von der Ideenfindung bis zur Ankündigung auf der WCA Website

Am Anfang steht die Suche nach einem Raum und einem Termin. Je nachdem, was du vorhast, sind unterschiedliche Vorlaufzeiten sinnvoll, im Normalfall sind es einige Monate, insbesondere, wenn du das erste Mal für die Organisation verantwortlich bist. Ob deine Venue geeignet ist, kannst du anhand der nachfolgenden Punkte herausfinden. Um für alle Ehrenamtler (auch für dich) die verfügbare Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen, präsentiere nur Venue-Vorschläge, die die Anforderungen auch tatsächlich gut erfüllen - wenn die Eigenschaften der Venue gar nicht passen, verwirf die Idee und suche eine andere Venue.

Anforderungen an die Venue
  • Größe je Teilnehmer: entspannt cuben lässt es sich mit etwa 3 qm pro Teilnehmer. Bis etwa 100 Teilnehmer kommen wir mit einem Delegate und einer Stage klar, auf größeren Wettbewerben sind wir dann mehrere Delegates und häufig auch mit mehreren Stages effizienter. Wir empfehlen als unteres Limit etwa 50 Teilnehmer oder 150 qm, nach oben relativ offen, jedoch abhängig von der Team-Größe, Budget und verfügbaren Delegates. Auf Big-/MultiBLD/FMC-fokussierte Comps können auch etwas kleiner sein. Die typische 100 Personen 2-Tage-Comp mit einer von dir gewählten Event-Kombination benötigt typischerweise um die 300 qm oder etwas mehr Platz. Den Anforderungen der WCA entsprechend muss genügend Platz sein (erlaubte Personenzahl), sodass jeder Teilnehmer potentiell einen Gast mitbringen könnte. In Europa gelten zudem minimale Teilnehmerlimits (so viele Leute müssen als Teilnehmer zugelassen werden), auch wenn die tatsächliche Zahl der Leute, die wirklich teilgenommen haben, kleiner sein darf. Die höchste Kategorie in nachstehender Übersicht ist entscheidend, d.h. wenn du z.B. 3x3, 2x2 und Fewest Moves anbieten möchtest, dann musst du für theoretisch 50 Teilnehmer + 50 Gäste Platz haben.
    Eines dieser Events soll angeboten werden: minimales Teilnehmerlimit => resultierende minimale Venuegröße
    • 3x3: 50 => mindestens 150 qm
    • 2x2/Pyraminx/4x4/3x3 One-Handed/Skewb: 40 => mindestens 120 qm
    • 5x5/6x6/7x7/Square-1/Clock/Megaminx: 30 => mindestens 90 qm
    • 3x3 Blindfolded/3x3 Fewest Moves/3x3 Multi-Blind/4x4 Blindfolded/5x5 Blindfolded: 20 => mindestens 60 qm
    • 3x3 Fewest Moves (allein, nur FMC): 10 => mindestens 30 qm
  • Platz haben bedeutet außerdem: genügend Stühle und Tische zu haben. Das ist einerseits für die Aufwärmbereiche relevant, als auch für den Teilnahmebereich (alle Stations), Scramblingtisch(e), Cube Submission, Orga-Bereich, Zuschauerbereich, Anmeldung. Grob bedeutet das, etwa 2.5-mal so viele Stühle wie Teilnehmerlimit, und etwa ein Drittel bis etwa halb so viele Tische wie Teilnehmerlimit sollte man zur Verfügung haben.
  • Erreichbarkeit: Prima wäre es, wenn sowohl öffentliche Verkehrsmittel als auch Auto möglich sind, je nach Region sind Abstriche bei einer der beiden Optionen aber akzeptabel. Für öffentliche Verkehrsmittel relevant: Fahrpläne an den Wochenenden, Feier- bzw. Ferientagen. Was auch zu Erreichbarkeit zählt: Zugang auch mit Rampen o.ä. möglich, bzw. falls nicht im Erdgeschoss, Aufzug - also Barrierefreiheit?
  • Preis: Häufig ist die Venue die größte Ausgabe im Budget. Da die Comp sich vorrangig aus den Teilnahmegebühren finanziert, solltest du diese Preise (inklusive Mehrwertsteuer) vorher gut recherchieren. Oft gibt es verschiedene Kategorien und Konditionen, je nachdem, wer die Halle mietet. Wir müssen Eintrittsgeld erheben, um Kosten zu decken, sind allerdings kein Gewerbe, sondern du mietest als Privatperson. Ist die Venue in deinem Wohnort, kann es sein, dass du die Venue vergünstigt erhältst. Du kannst den Vermietern mitteilen, dass die Veranstaltung nach dem Prinzip "Non-Profit" bzw. ohne Gewinnerzielungsabsicht funktioniert - so wie auch die WCA im Allgemeinen agiert. Wir erheben nur die Teilnahmegebühr, um unvermeidbare Ausgaben (wie z.B. WCA Gebühren, Druckkosten, eben die Venue etc.) zu finanzieren. Grob angenommen, die Venuekosten wären die Hälfte aller Ausgaben und du nimmst eine für diese Venue größtmögliche Anzahl (zahlender) Teilnehmer an, wie hoch müsste die Eintrittsgebühr sein, um die Kosten zu decken? Mehr als 20€ pro Teilnehmer? Dann wird es schwer zu rechtfertigen. Kommen bei der Venue noch weitere Kosten für z.B. Personal, Mikrofon/Lautsprecher/Beamer, Internet o.ä. technische Ausstattung hinzu (vergiss auch nicht die Nebenkosten wie Strom, Wasser/Abwasser, Müllentsorgung)? Ist die Bestuhlung im Preis inbegriffen oder kosten Stühle/Tische extra bzw. müssen erst noch dazu angemietet werden? Wenn ihr die Bestuhlung nicht selbst vornehmen könnt, und dies von den Betreibern organisiert wird - kostet dies extra Aufpreis? Seid ihr verpflichtet, Getränke bzw. Verpflegung bei einem bestimmten Kooperationspartner zu kaufen (und wie teuer wird das)? Sind externe Getränke / Verzehr mitgebrachter Speisen erlaubt? Möchten die Vermieter, dass du eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließt? Kostet eine Endreinigung Aufpreis bzw. reicht besenrein? Finde all dies heraus, was sich auf die Kosten auswirkt. Weiter unten sehen wir dann in der Budget-Rechnung, ob die Venue in der Summe finanzierbar ist.
  • Licht / Ambiente: Ist das Licht hell und neutral (weiß, nicht gelblich / nicht rötlich), oder könnte es blenden (Sonne)? Kann man, wenn dies nicht direkt gegeben ist, mit der Technik nachjustieren (Verdunklung / Rolläden einerseits, Zusatzlicht andererseits)? Kann man die Venue klimatisieren (Sommer) oder heizen (Winter)? Mit anderen Worten, kann man gut dort cuben? Wenn du die Situation nicht anhand von Fotos und Beschreibungen beurteilen kannst, frage nach und / oder vereinbare mit den dortigen Ansprechpartnern einen Besichtigungstermin. Vor Ort wirkt die Situation evtl. auch etwas anders als im Internet, das lohnt sich also!
  • Aufteilung / Sichtschutz: Wenn es eine Bühne gibt, kann man sie für die Comp einbeziehen zum Üben, Cuben, Wartebereich, Orga, und wäre dort das Licht ebenfalls in Ordnung? Hat die Venue bereits Trennwände, die man als Sichtschutz zwischen Scramble-, Teilnahme- und Wartebereich aufstellen kann? Alternativ kann man die waiting area auch in einem separaten Raum / Flur planen, aber halte in jedem Fall Rücksprache mit einem Delegate, wenn keine Trennwände vorhanden sind. Kleinere Pappaufsteller auf dem Scrambletisch selbst können Delegates mitbringen (wir nennen diese Trenner "Clausuras"), nur größere Absperrungen sind platztechnisch schwierig, nicht alle Delegates verfügen darüber oder haben die Möglichkeit, solche bei der Anreise mitzubringen.

Halte all deine Erkenntnisse zur Venue am besten schriftlich fest, ob digital oder analog. Die Tabellenform ist geeignet, um mehrere Venues schneller vergleichen zu können. Wenn du eine passende Venue gefunden (1) hast, mache dir Gedanken zur Teilnehmerzahl, sowie zur Größe und Erfahrungslevels deines Teams. Schließe aber ohne die Zustimmung eines Delegates noch keinen Vertrag ab!

Anforderungen an das Orga-Team

Zunächst sollte das von dir zusammengestellte Team an den Terminen verfügbar sein, die du bei deiner Venue-Recherche gefunden hast.

Die folgenden Anforderungen müssen nicht alle von derselben Person erfüllt werden, solange das Team die Punkte gemeinsam abdecken kann, ist das in Ordnung. In Klammern siehst du, warum das notwendig ist.

  • Mindestens eine volljährige Person. (Verträge unterzeichnen)
  • Mindestens eine Person hat einen eigenen Zugang zu Paypal oder bis zur geplanten Ankündigung des Wettbewerbs die Möglichkeit, ein eigenes Paypal-Konto zu eröffnen. (Teilnahmegebühren verwalten, legt dies möglichst früh fest, gerne an erfahrene Person vergeben)
  • Mindestens eine Person hat schon mehr als zwei Wettbewerbe besucht. (Erfahrung mit den Abläufen)
  • Mindestens eine Person beherrscht neben Deutsch auch eine zweite Sprache (wichtig: Englisch, andere Sprachen sind insbesondere in Grenzregionen gerne gesehen). (Texte auf der Website, Emails, Durchsagen, Fragen internationaler Gäste beantworten. Es sind einige Rundmails zu schreiben und auch die Anmeldung/Zahlung erfordert schriftliche Kommunikation)
  • Mindestens eine Person verfügt vor der Comp über einen Drucker (Scoresheets, Zeitpläne, Einteilungen, evtl. Urkunden vordrucken etc.) und mindestens eine Person kann einen Drucker für die Comp selbst mitbringen (Scoresheets Folgerunden, evtl. Urkunden, evtl. weitere Hinweisschilder etc.). Für Urkunden sind Farbdrucker super, ansonsten tut es auch Schwarz/Weiß.
  • Mindestens eine Person kann einen oder besser mehrere Laptops (oder vergleichbare Geräte wie Tablets) mitbringen. (Je Stage ein bis zwei für die Scrambles, für den Orga-Tisch zum Zeiteneintragen, Drucken, Double-Checken usw.)
  • Mindestens eine Person hat einen Google Account. Daran anschließend: mindestens eine Person kann entweder eine gmail oder Googlegroup verwalten, um die Kontakt-Emailadresse zu betreuen. (Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, zahlreiche Materialien / Vorlagen werden darüber bereitgestellt, auch die WCA arbeitet mit Google, die Kommunikation mit den Teilnehmern erfolgt von dieser Email-Adresse, statt von euren Privatadressen. Zur gerechteren Aufgabenverteilung gerne jemand anderes als die Person, die schon die Anmeldung/Zahlung verwaltet)
  • Mindestens eine Person kann benötigte Materialien in die Venue bringen, je nachdem, wie viel dies ist, ist evtl. ein Auto notwendig. (Je größer die Comp, umso mehr ist an Material bereitzustellen bzw. zu tragen - unterschätze das nicht)

Nun kannst du mit den dir zur Verfügung stehenden Informationen konkreter werden und testen, ob der Plan aufgehen kann. Der nächste Punkt ist nun das Finanzielle.

💰 Budgetierung

Zum Budget zählen einerseits alle Einnahmen (Teilnahmegebühren, evtl. Gästeeintritt, evtl. Sponsoren, evtl. Gewinne aus vorherigen Comps), als auch alle Ausgaben (siehe Formular unten). Plane die Comp am besten so, dass kein oder nur ein kleiner Gewinn übrig bleibt (als Puffer für Unvorhergesehenes, besonders wenn es die erste Comp in dem Ort ist und man die Teilnehmerzahl schlecht aus der Vergangenheit schätzen kann). Wichtig: alle Personen, die zwar teilnehmen aber zum Orga-Team und / oder den Delegates dieser Comp zählen, zahlen keine Teilnahmegebühr (diese Kombination ist bei "Anzahl Teilnehmer mit freiem Eintritt" gemeint).

Alle Beträge sind in EUR anzugeben! Eingabe mit Dezimalpunkt ist möglich.







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Wenn die obigen Schritte erfüllt werden können, solltest du zwar immer noch keinen Vertrag abschließen, aber einen Delegate ansprechen. Es sind auf jeden Fall schon sehr gute Voraussetzungen, dass deine Comp stattfinden kann.

Delegate ansprechen, OK zur Anmietung erhalten

Je nachdem, ob du aus unserer Region kommst oder nicht, kannst du eher die lokalen Verantwortlichen kontaktieren (Rheinland-Pfalz / Saarland) oder dich an alle im Land wenden. Wenn du einen Deutschen Delegate einfach auf einer Comp triffst, ist ein persönliches Gespräch möglich. Per Mail haben wir dann aber direkt alle Referenzen und Eckdaten schriftlich, was die weiteren Schritte beschleunigt.

Mit dem Mail-Button Mail kannst du sogar ganz einfach die obigen Eckdaten übernehmen (Budget), sodass ein Delegate sich die Lage auch quantitativ anschauen kann. Vergiss nicht, alle Infos zu kommunizieren, die dir zur Venue, dem Termin, deinem Team und über das Budget bekannt sind.

Ein Delegate wird antworten und dir, wenn der Plan von Delegate-Seite aus OK ist, die weiteren Schritte mitteilen. Wenn ihr weiter ins Gespräch kommt (ab dem Zeitpunkt gerne per Whatsapp mit dem gesamten Orga-Team), werdet ihr zudem auch die Eckdaten für die Website besprechen. Ebenso wichtig für die interne Buchhaltung und den Bericht der Delegates für die WCA ist das Ausfüllen einer Budget-Tabelle, den Link dazu wird dir ein Delegate schicken und du wirst gebeten, die erwarteten Einnahmen und Ausgaben schriftlich festzuhalten.

Da du dann voraussichtlich sowieso nochmal mit den Vermietern Kontakt aufnimmst, um ihnen den Termin zu bestätigen, kannst du noch weitere Details erfragen. Sie zu kennen ist zwar wichtig, aber sie sind meist kein "Blocker" um mit den weiteren Schritten fortzufahren (solange sie keine Auswirkung auf das Budget haben).

  • Wenn Internetzugang vorhanden, wie erhält (zumindest das Orga-Team) konkret den Zugang?
  • Wenn Beamer oder sonstige Technik vorhanden, gibt es eine Einweisung dazu? Was darf das Orga-Team, wozu müsste ein Hausmeister kommen?
  • Wenn eine Kaution gezahlt werden muss, bis wann ist diese zu überweisen?
  • Wie und bis wann wird die Miete gezahlt?
  • Wenn du als Hauptorganisator einen Schlüssel erhältst, wann ist die Schlüsselübergabe / -rückgabe? Wenn du den Schlüssel nicht selbst erhältst, wann wird die Venue von den Vermietern / Hausmeistern aufgeschlossen / wieder abgeschlossen? (Kann den Zeitplan beeinflussen)
  • Wenn selbstständig vom Orga-Team aufgebaut wird, wird vorab ein Bestuhlungsplan verlangt bzw. bis wann? In diesem Zusammenhang, müssen Notausgänge oder sonstige Bereiche freigehalten werden? Falls Bühne vorhanden, müssen Absperrungen errichtet werden? Gibt es Anforderungen zu Brandschutz, Lärmschutz, Rettungswegen bzw. sonstige Hinweise vom Ordnungsamt? Muss die Veranstaltung sonst bei einer offiziellen Stelle angemeldet werden?
  • Wie soll die Venue nach der Veranstaltung hinterlassen werden? Besenrein, oder gründlichere Reinigung?

Teile deinem Delegate auch diese Details mit. Wenn es passt, erhältst du von einem Delegate das "OK, Go" zum Abschließen eines Mietvertrags mit der Venue bzw. weiteren Verträgen (z.B. Veranstaltungshaftpflichtversicherung), falls erforderlich.

Von der einen Art administrativer Arbeiten geht es nun zur nächsten, aber die kommt dir sicherlich schon aus Teilnehmersicht etwas bekannter vor.

Optional: Sponsoren anfragen

Macht euch Gedanken, ob ihr mit Sponsoren kooperieren möchtet - das können Cube-Shops oder -Hersteller sein, aber auch lokale Unternehmen, die sich mit eurer Comp etwas Aufmerksamkeit verschaffen können. Für die Teilnehmer springen dann häufig als Gegenleistung nette Perks wie Gutscheine, Cubes als Gewinne oder sonstige Dinge heraus. Das lohnt sich also und kostet euch (bis auf etwaige Import-Zölle je nach Partner / besonders bei internationalen Firmen) nichts extra.

WCA Website ausfüllen

Jetzt wird ein Delegate mit dir und deinem Team die Website vorbereiten. Zu Beginn ist die Website noch sehr leer, aber immerhin schon mal in der Datenbank vermerkt (auch um andere Delegates über Comps in der Nähe zu informieren).

Die Website ist eine Diva

OK, auch wenn das etwas überspitzt ist - so fühlt es sich manchmal für Orga-Teams an. Denn die WCA Website hat bei der Bearbeitung keine Autosave (automatisches Speichern) Funktion. Jede Änderung bitte immer zeitnah speichern! Dazu gibt es die blauen Buttons. Außerdem sollte immer nur eine Person gleichzeitig Änderungen vornehmen. Ist dieselbe Seite zur Bearbeitung auf zwei Geräten oder in mehreren Tabs geöffnet (mit einem Zwischenstand, der schon in der Vergangenheit liegt), und auf einem Gerät wird gespeichert, dann erfährt das andere Gerät davon erstmal nichts. Vor jeder geplanten Änderung also kurz mit dem ganzen Team absprechen, wer was verändern möchte. Alle anderen sollten ihre Website im Anschluss erst aktualisieren / refreshen (F5), bevor ihr weitermacht. Andernfalls überschreibt die spätere Änderung die vorherige, und das macht unnötige Extra-Arbeit. Geht stattdessen nach diesem Schema vor: Gerät 1 schreibt Information, speichert zur WCA, alle anderen Geräte öffnen die Website neu und lesen damit die Änderungen von Gerät 1, und ergänzen und speichern erst dann.

In RLP / Saar. nutzen wir mittlerweile eine Software, wodurch die Website-Tabs mit Standard-Infos ausgestattet werden. Ein Delegate wird dich nach einigen Konfigurationsparametern fragen, sodass die Website automatisch erstellt werden kann. Das lästige Überarbeiten jedes einzelnen Links auf jedem Tab entfällt so, eine Vorlage übernimmt diese Arbeit mithilfe foldender Infos:

  • Name der Competition
  • (Evtl. Kurzname der Competition)
  • ID der Competition
  • Ort der Competition, Adresse, Bezeichnung und Website der Venue falls vorhanden
  • Link für die Zahlung (Paypal)
  • Teilnahmegebühr in EUR; falls notwendig: Gästeeintritt in EUR
  • Kontakt-Emailadresse
  • Fragen zur Gestaltung der Comp selbst:
    • Aftercomp geplant? : Yes / No
    • Sollen Awards (Preise, sonstige Gutscheine) vergeben werden? : Yes / No
    • Gibt es einen Sponsor? : Yes / No
    • Werden unofficial Events angeboten? : Yes / No
    • Comp-Logo vorhanden oder Gestaltung eines Logos geplant? : Yes / No
    • Planung mit mehreren Stages? : Yes / No

Neben dem Teilnehmerlimit und dem Termin der Comp selbst müssen auch Daten für Anmeldebeginn/-ende, Warteliste/Nachrücken, Erstattung festgelegt werden. Auch die angebotenen Disziplinen und der Zeitplan sind nun auszufüllen. Ihr solltet euch im Team außerdem für ein Main Event entscheiden (es muss nicht 3x3x3 sein).

Wie erstellt man eigentlich einen Zeitplan?

Erste Ansatzpunkte erhältst du, wenn du dir Zeitpläne früherer Comps ansiehst, am besten solche, die du selbst besucht hast (und dich noch erinnerst, wie gut der Plan aufgegangen ist).

Ansonsten kannst du dir je nach Teilnehmerzahl je Runde, Konfiguration von Zeitlimits und Cutoffs, dem Setup (Anzahl Timer, Judging-System) hier Anregungen für typische Rundendauern ausrechnen. Die jetzige Schedule ist allerdings nur vorläufig. Es ist deine Aufgabe, etwa in der Woche vor dem Wettbewerb zu prüfen, ob dies mit den tatsächlichen Teilnehmerzahlen je Event zusammenpasst.

In einem Heat sind alle Leute gemeint, die gleichzeitig dran sind und mit den selben Scramblesets lösen.






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Optional: Logo designen

Wie oben abgefragt, könnt ihr ein Logo für die Comp anfertigen. Am besten, das Logo liegt zur weiteren Verwendung mit möglichem Merchandise in hoher Qualität als Original .ai/.svg/.psd bzw. als Pixel-Grafik mit min. 300 dpi vor, dann gerne als .png- (oder .jpg-)Datei.

Verwendet hier keine geschützten Grafikelemente, ihr könnt aber auf zur Nutzung freigegebene Elemente bzw. Event-svg-Icons zurückgreifen.

Die erstellte Website besteht dann erst mal aus Beispieltexten früherer Wettbewerbe. Natürlich musst du all diese Infos dann an deine Situation anpassen (Startseite und alle Extra-Tabs).

Wenn ihr im Team der Meinung seid, dass die Website vollständig sowie konsistent ist und alle Infos sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch beschrieben werden, dann bittet euren Delegate um Feedback. Da es jetzt bald "ernst" wird, einigt euch im Team final darauf, wer sich um die Beantwortung der Emails kümmert bzw. ob dies gemeinsam mit der Verwaltung der Anmeldungen und Zahlungen übernommen wird. Rechnet damit, dass ihr bald nach der Veröffentlichung der Comp schon die ersten Anfragen beantworten werdet.

Wenn es von Delegate-Perspektive keine Einwände mehr gibt, und ihr etwaige Verbesserungsvorschläge umgesetzt habt, dann wird ein Delegate die Website zur Veröffentlichung abschicken. Das WCA Competition Announcement Team (WCAT) schaut sich die Website auch nochmal an, und wird sie bestenfalls ohne Korrekturwünsche veröffentlichen. An dieser Stelle, herzlichen Glückwunsch - mache Werbung, lade deine Freunde ein.

Wenn noch nicht geschehen, alle Orga-Team-Mitglieder und Delegates können sich schon vor Anmeldebeginn auf der Website anmelden, und müssen nicht zahlen. Allerdings darf noch niemand vor dem Start der öffentlichen Anmeldephase akzeptiert werden. Wer vergisst, sich vorab zu registrieren, wird später genau wie alle anderen Teilnehmer nach dem First Come, First Served Prinzip und nicht priorisiert behandelt! Also denkt besonders bei beliebten Comps daran!

  1. "gefunden" meint hier: Preise sind ok, es gibt freie Termine, die Anforderungen werden erfüllt - noch nicht, dass ein Vertrag unterschrieben wurde!!!
Aufgaben nach der Ankündigung bis kurz vor dem Wettbewerb
Anmeldungen und Zahlungen verwalten

Mache dich mit der Website vertraut, besonders mit der Seite zum Betrachten und Editieren von Anmeldungen. Das neue Registration-System weicht etwas vom alten ab. Um am ersten Anmeldetag keine Überraschungen zu erleben, probe den Vorgang schon mal mit den Pre-Registrations von Orga & Delegates.

In RLP / Saar. nutzen wir zwei Google Sheets, die untereinander verknüpft sind. Einerseits werden alle einzelnen Paypal-Zahlungen erfasst (mindestens auf die Minute genau, sobald es mit Plätzen kritisch wird, Paypal-Bericht anfordern und auf Sekunde genau!), andererseits erfassen wir auch die Anmeldungen auf der WCA Website sekundengenau. Für letzteres gibt es den csv Export. Lade ihn herunter, öffne das Dokument in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Kopiere dir alle Namen, und füge die Namen ohne Formatierung im zweiten Sheet ein. Kopiere weiterhin die Datum/Zeit-Spalte wie sie ist, füge sie (auch ohne Formatierung) im zweiten Sheet ein. Google Sheets wird dich fragen, ob du die Einträge als Spalten aufteilen möchtest, ja das möchtest du. So landen die Zeichen als Datumsformat in der mittleren Spalte. Diese Spalte beinhaltet eine Formel: je nachdem, ob Sommer- oder Winterzeit ist, wird entweder 2/24 oder 1/24 addiert. Das ist notwendig, denn die gesamte WCA Website arbeitet standardmäßig mit UTC als Zeitzone. Du musst die Formel manuell anpassen, je nachdem, was gerade gilt.

Wenn du für die Personen eine Zahlung im ersten Sheet erfassen willst, achte bei der Namensschreibung darauf, genau die Namen zu nehmen, wie sie auch auf der WCA Website stehen - sonst findet die Software keine exakte Übereinstimmung. Das ist bei Leerzeichen, bei Accents und sonstigen Sonderzeichen sowie alternativen Schriftsätzen tückisch.

Ab Anmeldebeginn wird diese Aufgabe dann schnell bearbeitet werden müssen. Sortiere die erste Tabelle nach vollständiger Anmeldung und nimm die Leute entsprechend dieser Reihenfolge an.

Erinnere die Personen, die nicht gezahlt haben, und die Personen, die zwar gezahlt haben, aber für die keine Anmeldung gefunden / zugeordnet wurde, per Mail. Auch Social Media und der News-Tab auf der Website kann mit Infos zu solchen Fällen (anonym) gefüllt werden.

Falls eine Warteliste nötig wird, nutze sowohl die neue Funktion auf der Website, sowie gerne einen Extra-Tab und auch persönliche Mails. Halte all dies aktuell.

Verwalte zudem Rückzahlungen / Abmeldungen und sonstige Fragen zur Anmeldung bzw. Zahlung zügig.

Emails schreiben und beantworten

Dem Orga-Team werden häufig allgemeine Fragen, Sponsoring-Anfragen, oder spezielle Fragen zu Anmeldung, Zahlung und Co. gestellt. Am besten definiert ihr, wer diese Aufgabe übernimmt, und bei Rückfragen zu einzelnen Punkten könnt ihr euch in der Gruppe absprechen und Antworten korrekturlesen. Helft euch dann gegenseitig weiter, sollte der / die Verantwortliche mal verhindert sein.

BCC Emails

Emails mit mehreren Empfängern (i.A. mehrere Teilnehmer) müssen die Emailadressen datenschutzkonform verstecken. Dazu gibt es das BCC-Feld eures Mailprogramms. Wenn ihr die WCA Website nutzt, um die Mail vorzubereiten, bringt ein Klick auf den Mail-Button die jeweiligen Adressen automatisch in jenes BCC-Feld. Wenn ihr die (Rund-)Mail selbstständig vorbereitet / entwerft, dann müsst ihr selbst darauf achten, dass alle Empfänger untereinander anonym bleiben. Also lasst das CC-Feld dann frei, platziert die Adressen in BCC.

Wenn wir euch nachts um drei wecken sollten, und euch fragen, wie man die Rundmails senden soll, ihr wisst Bescheid...

Denkt bitte auch dann daran, wenn ihr eine Rundmail auf mehrere Vorgänge aufteilen müsst (falls der Mail-Server nicht so viele Empfänger auf einmal bearbeiten kann).

Es müssen weiterhin von eurer Seite aus Rundmails geschrieben werden, je länger die Zeit von Anmeldung bis zur Comp ist, umso mehr Rundmails könnt ihr einplanen.

Falls die Anmeldung voll ist, lohnt sich eine frühe Erinnerung, dass man sich abmelden soll, falls man doch nicht kommen kann. Diese Erinnerung kann alle paar Wochen wiederholt werden, so stellt ihr sicher, dass die Leute nochmal überprüfen, ob sie auch wirklich kommen können und ihr nicht unnötig mit ihnen plant.

Bei besonderen Infos, die zwar auf der Website stehen, aber an die ihr die Leute auch unbedingt nochmal erinnern wollt, lohnen sich separate thematische Rundmails. Das kann eine Info für Newcomer sein, Infos zur Anreise, Infos zur Verpflegung, Umfragen, Merchandise, Shops, Cubebörse, Disziplinen, Zeitplan... Besonders, wenn Informationen erst neu hinzugekommen sind oder ihr die Website kürzlich überarbeitet habt, ist eine Rundmail angebracht.

Kurz vor der Comp, bitte vorher erst die Themen zu Grouping und Co. beachten

In der Woche vor der Comp schickt ihr nochmal eine Rundmail mit den wichtigsten Infos und den Einteilungen für erste Runden (PDFs können bei Groupifier heruntergeladen und als Anhang hinzugefügt werden).

Für viele Standard-Texte haben wir Vorlagen, in die (zumindest für RLP / Saar.) mit einer Software automatisch die benötigten Links eingesetzt werden.

Optional: unofficial events

Wenn du inoffizielle Events anbieten möchtest, kannst du dich auf CubingContests informieren, wie du Moderator-Zugriff erhältst und im Anschluss eine Website dazu erstellen kannst.

Sobald die Website dort fertiggestellt ist, kannst du einen Link auf der WCA-Website dorthin hinzufügen (im Unofficial Events-Tab).

Es kann sich lohnen, vorab eine Umfrage zu starten, welche inoffiziellen Events gewünscht werden. Bezieht gerne die (lokale) Community mit ein!

Optional: Kommunikation mit Lieferanten

Wenn ein Getränkelieferant o.ä. vorgeschrieben ist, und ihr mit einem solchen einen Vertrag eingeht, dann schätzt in den Wochen vor der Comp die benötigte Menge anhand der Teilnehmerzahlen je Tag und der erwarteten Anzahl Gäste ab. Teilt dies dem Unternehmen mit und macht euch Gedanken zu den gewünschten Sorten / Aufteilung der Bestellung.

Ähnliches gilt für Merchandise-Artikel, Orga-Shirts o.ä. - überprüft die Mengen und konkrete Ware, die bestellt werden soll.

Material besorgen, aufteilen, wer was mitbringt
Absolut notwendig
  • Drucker + Tinte/Toner + Papier, evtl. besonderes Urkundenpapier (Rücksprache mit Orga-Team)
  • Wenn kein A6-Papier genutzt wird: Schere(n) bzw. Schneidemaschine(n) für Scoresheets (Rücksprache mit Orga-Team)
  • Laptops bzw. sonstige Geräte zum Anzeigen für Scrambles (Rücksprache mit Orga-Team)
  • Stromversorgung (Mehrfachsteckdosen, Verlängerungskabel, viel hilft viel) (Rücksprache mit Orga-Team)
  • Stifte (Rücksprache mit Delegates)
  • Klebeband (verschiedene Ausführungen, u.a. Kreppband) (Rücksprache mit Orga-Team)
  • Mülltüten (Rücksprache mit Vermieter)
  • Namensschilder, gerne Standard-Plastikhüllen und -Lanyards (Rücksprache mit ganzer Gruppe)
  • Batterien (Rücksprache mit Delegates)
  • Nachschub für Sanitärräume (und sonstige Tücher wie z.B. Küchenpapier, kann man immer gebrauchen, besonders wenn Getränke oder Verpflegung bereitgestellt wird) (Rücksprache mit ganzer Gruppe, sowie mit Vermieter)
Optional
  • Medaillen bzw. sonstige Trophäen (Rücksprache mit ganzer Gruppe, evtl. soll ein bestimmtes Logo drauf und / oder bestimmtes Design)
  • Getränke + Snacks + Becher + Stifte zum Beschriften (Rücksprache mit etwaigen Lieferanten)
  • Merchandise (Sticker, Bekleidung etc.) (Rücksprache mit etwaigen Kooperationspartnern / Vertragsbedingungen)
  • Falls abgesprochen, Fundsachen vorheriger Comps (Rücksprache mit ganzer Gruppe)
Delegate-Equipment

Zum typischen Delegate-Equipment gehören die folgenden Dinge, die die Delegates sich häufig noch untereinander aufteilen bzw. pro Stage dabei haben:

  • Timer
  • Displays (mit Kabel für Stromversorgung, Halterung für Powerbanks und Kabel an Timer)
  • Powerbanks mit Ladegeräten
  • Clausuras
  • Notfall-Delegate-Laptop (Extra-Scrambles generieren, Results einreichen)
  • Stoppuhren (Inspection)
  • Stifte für die Stations, Scrambling-Table
  • Cubecover (plus Squock-Cover, falls benötigt)
  • Manchmal Batterien
  • Scoresheet-Box für Submission Table
  • Laminierte Schilder (u.a. Blind-Sightblocker-Sheets, Hinweisschilder allgemein)
  • Falls benötigt und verfügbar, Multi-BLD Abdecktücher bzw. Harmonica-Holder
Schedule verifizieren, Setup überprüfen, Gruppeneinteilungen machen

Je näher man der Comp kommt, umso besser kann man die tatsächlichen Teilnehmerzahlen je Event planen. Dann lässt sich auch besser testen, wieviele Gruppen bzw. Heats / Scramblesets je Runde benötigt werden. Die ursprüngliche Planung sollte zwar grob passen, aber oft gibt es kleinere Abweichungen, wenn man gerade an einer Schwelle zu weniger / mehr Gruppen steht. Wenn es sich irgendwie machen lässt, sind große Gruppen und davon weniger effizienter. Auch die typische No-Show-Quote von 5 bis 10% deutet in diese Richtung.

Beachte die Fristen: lösche Teilnehmer auf der Warteliste, sobald sie nicht mehr nachrücken dürfen. Informiere sie darüber.

Konfiguration für Groupifier und Schedule besprechen

Wenn die Nachrückfrist und eine eventuelle Event-Bearbeitungs-Frist und Qualifikationsfirst vorbei sind, kannst du konkreter planen.

Prüfe die ursprüngliche Planung, indem du beantwortest:

  • Anzahl geplanter Stages noch sinnvoll?
  • Anzahl geplanter Timer noch sinnvoll?

Das ursprüngliche Formular von weiter oben für die grobe Zeitplan-Erstellung kannst du jetzt nochmal ausfüllen, mit den tatsächlichen Anmeldezahlen. Finde heraus, ob eine Veränderung der Anzahl Stages / Timer oder sonstige Änderungen (Zeitlimits, Cutoffs, parallele Events oder nacheinander) sinnvoll wären. Sprich deine Ideen mit einem Delegate ab und beachte auch, dass der verfügbare Platz und das verfügbare Equipment der Delegates limitierende Faktoren sind. Mache dir für jede Runde Gedanken, wie viele Personen du erwartest - noch ohne Groupifier oder sonstige Grouping-Tools. Sprich diese Anzahl notwendiger Gruppen / Heats ab, sodass die Delegates die Scrambles vorbereiten können.

Modifiziere bei Bedarf den Zeitplan mit genügend Puffern und angepasst auf die schließlich benötigte Anzahl Heats, falls nicht bereits eingeplant.

Wenn du all diese theoretischen Einstellungen erledigt hast, kannst du beginnen, Groupifier zu konfigurieren. Je besser die Konfigurationen besprochen wurden (zusammen mit Delegates!) umso wahrscheinlicher ist es, dass du die Einteilungen mit Fine-Tuning nur einmal machen musst. Spare dir die spätere Extra-Arbeit!

Gehe nun zu Groupifier für die erstmalige Generierung von Einteilungen.

Unten siehst du, welche Einstellungen wir für typische RLP / Saar. Comps nehmen würden (bei Checkboxen zeigen wir, ob diese aktiviert oder deaktiviert sind).

Edit roles

  • Hier musst du gar nichts einstellen, sofern nicht anders besprochen (d.h. sofern ihr keine separaten Staff-Leute habt, die nicht eh zu Orga bzw. Delegates gehören).

Configure

  • Je nach Anzahl Stages, stelle pro Stage die benötigte Anzahl Timer ein.
  • Besprecht das geplante Judging-System mit allen in der Gruppe. Am häufigsten nutzen wir die Einteilungen für Scramblers, Runners und Judges, mit festen Judges (gerne auf Stühlen für eine ganze Gruppendauer). Wenn man die Judges schon vorher einteilt, muss man auf der Comp voraussichtlich weniger häufig Helfer suchen.
  • Klicke dich durch jede einzelne Runde durch. Die Anfangs-Einstellungen von Groupifier sind ganz häufig nicht das, was du dir vorher ausgerechnet hast! Vergiss bitte auch die Folgegrunden nicht, es wird später nur stressiger, sich diese Gedanken erst auf der Comp das erste Mal zu machen.
  • Für jede einzelne Runde: gib die Anzahl Gruppen an (bei mehr als einer Stage, sind das bereits die einzelnen Gruppen je Stage, also die Anzahl Heats bzw. Scramblesets). Definiere ausreichend Scrambler, sodass diese nicht überlastet sind und selbst im Falle von No-Shows keine Katastrophe passiert. Ähnliches gilt für Runner, für kurze Events sind es tendentiell mehr Runner als für langsame Events, da mehr "throughput" nötig wird. Auch wenn die Gruppen größer werden, wird die Anzahl benötigter Helfer größer. Aktiviere überall die "Assign judges" Checkbox, gleiches gilt für Scramblers und Runners. Im Kleingedruckten unter jedem Parameter gibt es eine gerundete Anzahl an Dingen, die jeder Helfer pro Gruppe tun muss. So kannst du leichter prüfen, ob die Anzahlen sinnvoll sind.

Assignments

  • Competitors sorting rule: balanced (sofern nicht anders besprochen (was diese Methode nicht kann, machst du später sowieso noch selbstständig mit Delegate-Dashboard dann im Fine-Tuning))
  • Don't assign tasks to newcomers (sofern nicht anders besprochen)
  • Assign tasks to competitors only in events they registered for (sofern nicht anders besprochen)
  • Don't assign running to foreigners (sofern nicht anders besprochen)

Printing

  • Scorecard Paper Size: je nach verfügbarem Papier / Druckereigenschaften
  • Scorecard order: so lassen wie es ist
  • Print cover sheets for scorecards: nicht nötig (sofern nicht anders besprochen)
  • Swap latin names with local ones: nicht nötig (sofern nicht anders besprochen)
  • Print out station number: nicht nötig (sofern nicht anders besprochen)
  • Scorecards background image URL: bitte nicht, danke

Speichere deine Konfiguration in Groupifier ab.

Gruppeneinteilungen erstellen

Hier kommt der eigentlich interessante Teil. Jetzt kannst du entweder mit Drag-and-Drop die Einteilungen fine-tunen, oder du wechselst zu Delegate-Dashboard und bearbeitest die Einteilungen schnell tabellarisch (letzteres für RLP / Saar. empfohlen).

In Groupifier bleiben

Der dritte Schritt nennt sich "Manage groups". Du erhältst dort eine ähnliche Auflistung aller Runden wie schon bei der Konfiguration, jetzt aber mit Personen und ihren konkreten Rollen aufgelistet. Dazu den "Edit"-Button je Runde drücken, die bereits eingeteilt ist. Jeder Eintrag lässt sich schieben, aber die Seite verhindert (durch Nichts-Tun), dass dieselbe Person gleichzeitig zwei Rollen in gleichzeitig stattfindenen Zeiträumen erhält.

Fertig mit dem Fine-Tuning für diese Runde, kannst du oben den blauen "DONE"-Button drücken. So kommst du zurück zur vorherigen Ansicht.

In der Übersicht über alle Runden dann auch alles mit dem "SAVE"-Button speichern!

Zu Delegate-Dashboard wechseln

Jede einzelne Runde hat dort eine separate Ansicht. Man findet den Button "CONFIGURE ASSIGNMENTS", ein neues Fenster mit einer Tabelle öffnet sich.

Diese Tabelle lässt sich erweitern: nicht nur Orga & Delegates, sondern alle Teilnehmer des Events, bzw. sogar alle Teilnehmer, die sich überhaupt für die Comp angemeldet haben.

Veränderungen von Einteilungen bzw. zusätzliche Einteilungen macht man entweder per Auswahl aus dem Dropdown-Menü (je nach Rolle), oder mit vorherigem Drücken der Abkürzungs-Taste je Rolle. Dann klickt man in die jeweiligen Kästchen, um eine solche Einteilung hinzuzufügen, oder zu entfernen (nochmal klicken).

Geht häufig wesentlich schneller als Ziehen und Fallen-lassen mit Groupifier! Und hier sieht man auch die Gesamtzahl an Einteilungen pro Person, das Alter und Status Newcomer oder Returner.

Fertig mit dem Fine-Tuning für diese Runde, kannst du aus dem Zusatzfenster rausklicken und den roten Kasten am Anfang der Seite suchen, worin sich ein Button zum Speichern befindet.

Was sollst du eigentlich mit einer der beiden Varianten Fine-Tunen?

Es gibt unzählige Dinge, die man manuell optimieren muss bzw. sollte, und solche, die man optional noch darüber hinaus optimieren kann, wenn man die Zeit dazu hat.

Das sind die Dinge, an die dich die Delegates erinnern werden
  • Orga und Delegates sind nicht eingeteilt
  • Scramble-dependent Events bzw. Finalrunden: die, die am ehesten das Podium erreichen können bitte in derselben letzten Gruppe / zumindest im selben Heat (für Scrambles)
  • Niemand hat zwei Einteilungen zur selben Zeit (Konflikt)
  • Newcomer und Returner mit nur einer Comp scramblen nicht
  • Scrambler sind ausreichend erfahren und "trustworthy" bzw. nicht jünger als etwa 13 Jahre (Ausnahmen, falls dir die Person gut bekannt ist, sind ok)
  • Ausgeglichene Einteilungen, sodass alle gleichermaßen mithelfen müssen (erfahrenere Personen lieber mehr scramblen als runnen / judgen und umgekehrt)
  • Schwierig zu scramblende Events wie Square-1, Clock, bzw. bei denen scramblen etwas länger dauert (5x5, 6x6, 7x7, Megaminx): lieber statt nach Speed ausgeglichene Gruppen erstellen, in DD sehen die Scrambler-Einteilungen dann wie ein Schachbrett aus
  • Delegates nicht alle gleichzeitig dran, falls möglich (falls nicht möglich: dann zumindest auf Stages aufteilen, wenn es mehrere gibt)
  • Orga nicht alle gleichzeitig dran, falls möglich
Gern gesehen, aber kein Beinbruch, wenn dies nicht optimiert wurde
  • Bei mehreren Stages: alle Gruppen je Heat dauern etwa gleich lange (passe die durchschnittlichen PRs je Gruppe an)
  • Auffüllen von Judging / Running Einteilungen mit Leuten, die zwar nicht am Event teilnehmen, aber vorher am Tag schon da sind und noch nicht so oft eingeteilt sind (Entlastung von denen, die schon viele Einteilungen haben)
  • Teilnehmer mit gleichem oder ähnlich klingenden Vornamen in unterschiedliche Gruppen
  • Spezifische Hinweise je Comp und Teilnehmer, die dir z.B. die Delegates separat mitteilen werden
Orga-Team Einteilung

Plant vorab, wer welche Aufgabe(n) übernehmen wird, und von wann bis wann.

Praktisch sind Zweier-Teams für Scoretaking und Double-Checking, die sich abwechselnd gegenseitig kontrollieren können. Natürlich nehmen das Orga-Team und die Delegates auch selbst teil, deshalb gebt euch ausreichend Gelegenheit um abwechselnd die Aufgaben zu übernehmen.

Entweder dieselbe Kombination oder andere Personen können sich um die Folgerunden und den Drucker kümmern.

Wie oben erwähnt sollte es Personen geben, die die Durchsagen machen, und solche, die die Runden "beaufsichtigen" und immer für Aktivierung der Helfer sorgen (Scrambler / Runner / Judges).

Hier gibt es eine Vorlage bzw. für RLP / Saar. wird die Liste automatisch generiert und im geteilten Ordner verfügbar zum Ausdrucken sein. Ihr könnt vorab die Aufgaben auch schon in einer Tabelle festlegen. Besser, als sich diese Gedanken erst während der Comp zu machen!

Vorbereitungen von Print-Material & Ausdrucken
Urkunden

Diesen Schritt haben wir auf einer Extra-Seite beschrieben, da er immer wiederkehrt und auch für erfahrene Organisatoren relevant bleibt.

Überlege dir im Vorfeld, ob bzw. welche Art von Urkunden du ausgeben möchtest. Bereite gerne ein eigenes Design vor oder nutze die Vorlagen, die wir auf der verlinkten Seite angeben. Die Urkunden wären ein guter Ort, um ein evtl. designtes Logo zu platzieren und sind immer eine schöne Geste.

Namensschilder

Auch hierzu gibt es eine Extra-Seite mit Infos für alle Orga-Teams. Dazu gehören sowohl die Vorderseiten (Namen und so weiter), als auch die Rückseiten (Einteilungen erste Runden).

Anmeldeliste für registration desk

Hierfür: .csv Download aller Anmeldungen nehmen, bzw. nach Newcomern filtern. Behalte die Spalten mit Namen, Geburtsdatum und Nationalität. Geschlecht wird nicht gecheckt, Events, Mail und Anmeldezeitpunkt muss man auch nicht mit ausdrucken. Ergänze separate Spalten wie "Checked" (breit genug, um Häkchen zu setzen) und "Kommentar / Änderung" (breit genug, um fehlerhafte Angaben zu korrigieren).

Sortiere die resultierende Tabelle alphabetisch nach Namen, sonst suchst du auf der Comp ewig nach den Personen.

Optional: füge eine alternierende Hintergrundfärbung (z.B. weiß / hellgrau) hinzu, das lohnt sich bei langen Listen, um vor Ort dann nicht in der Zeile zu verrutschen.

Drucke diese Liste mindestens einmal aus, bzw. je nachdem auch so oft, wie Helfer gleichzeitig die Newcomer-Schlange abarbeiten werden.

Echte Newcomer?

Ob die Newcomer auch tatsächlich Newcomer sind, müssen wir bis zur Ergebnis-Einreichung verifizieren. Dafür lassen wir mit Delegate-Dashboard den Test "Check First Timers" durchlaufen. Manchmal findet der Test auch "falsch-positive" Übereinstimmungen, z.B. bei unterschiedlichen Geburtsdaten. Kann man zwar mal vermerken und beim Check-In nachfragen, aber vermutlich sind es dann auch tatsächlich verschiedene Personen. Bei gefundenen Übereinstimmungen inklusive Geburtsdatum: entweder Person kontaktieren und nachfragen, oder bis zum Check-In warten, dann aber auf die Liste schon vorher den Kommentar hinzufügen, dass die Person möglicherweise gar kein Newcomer ist. Muss dann vor Ort geklärt werden. Wenn es mal zutrifft, dass sich jemand einen weiteren WCA-Account erstellt hat, aber schon ein Profil existiert, sag einem Delegate Bescheid - die WCA ID wird dann umgeschrieben zum neuen Account.

Scoresheets

Lade dir von Groupifier die PDF-Datei(en) für die jeweilige(n) Stage(s) herunter. Drucke die Sheets auf normalem Papier (bzw. wenn vorhanden / gewünscht, je nach Stage auch verschiedene Farben je nach Stage). Wenn du A6 Papier hast, und der Drucker dies verarbeiten kann, sparst du dir das Zuschneiden im Anschluss. Man kann diese Druckvorgänge auch im Team aufteilen, aber dies erfordert gute Koordination, nicht dass etwas fehlt oder doppelt gedruckt wird.

Schilder, Pläne, sonstiges Infomaterial

Auf der WCA Website deiner Comp findest du auf der Hauptseite einen Link zu einem PDF-Dokument, welches unter anderem Zeitpläne enthält. Unterhalb der Zeile mit Delegates findest du "Download all the competition's details as PDF here." (klicke den "here"-Link). Dort gibt es dann hinter den Disziplinen für jeden Tag große Tabellen im Querformat.

Welche Schilder du vorbereiten musst, sprichst du auch am besten mit den Delegates ab, Delegates haben schon einige Schilder (Registration, Stages, QR-Codes für my-comp für RLP / Saar.-Comps und so weiter) aber natürlich nicht für jede Venue die passenden Wegweiser. Klärt auch, ob und welche weiteren Materialien verteilt oder ausgelegt werden sollen (Visitenkarten von Shops? Flyer?).

Aufbau und Aufgaben während des Wettbewerbs
Aufbau

Wenn ihr schon vorher geplant habt, wie aufgebaut werden soll, dann könnt ihr euch an einem Bestuhlungsplan orientieren. Wir brauchen den Teilnahmebereich mit Solving Stations, je nachdem, wie viele Stages geplant sind, einen oder mehrere Scrambling-Tische, einen oder mehrere Wartebereiche (waiting areas). Viele Trennwände helfen viel! Spart nicht an Sightblockern, sondern achtet darauf, dass Scrambling, Teilnahmebereich und Waiting Areas untereinander abgetrennt sind! Gerne ergänzen wir pro Scrambling-Table auch noch einen separaten Cube Submission Tisch, wo die Scoresheets zur Abgabe der Puzzles liegen und fertige Scoresheets gesammelt werden. Baut einen Orga-Bereich auf, bei dem alle Orga-Mitglieder und Delegates einen Platz finden, und wo ihr das Material / Technik platzieren könnt. Wenn die Anmeldung an einem anderen Ort als dem Orga-Tisch stattfindet, dann auch dort noch ein bis zwei Tische platzieren (je nach benötigtem Platz für Namensschilder und Co.).

Wenn ein Cube-Shop oder Merchandise-Shop kommt, oder wenn eine Cubebörse oder sonstige Sonderbereiche geplant sind, dann lasst entweder genügend Platz frei oder baut für die jeweiligen Extras schon einen oder mehrere leere Tische auf.

Anschließend muss auch noch das offizielle Equipment aufgebaut werden. Mit vereinten Kräften geht das effizient wenn es sein muss auch noch morgens vor dem ersten Event, aber manchmal machen wir es auch schon am Tag vorher, dann kann man beruhigter ausschlafen.

Legt bereits die Namensschilder (falls vorhanden) und sonstige Schilder aus, bzw. hängt Zeitpläne und ähnliches schon in der Venue auf. Außerdem könnt ihr schon die ersten Scoresheets zu den jeweiligen Cube Submission Bereichen bringen.

Wenn Laptops bzw. sonstige Geräte für die Scramblingtische genutzt werden: übertragt die passwortgeschützten Dateien bereits vorab auf die Rechner und sorgt dafür, dass sie während des Wettbewerbs einfach verfügbar sind. Wie ihr dies regelt (eigenen oder Gastaccount, in der Cloud, auf USB-Stick oder lokal gespeichert), ist euch überlassen - es muss nur funktionieren.

Verlegt für alle technischen Geräte genügend Verlängerungskabel bzw. stellt Steckdosen bereit.

Schließt den Drucker an bzw. stellt sicher, dass alle Geräte, von denen gedruckt werden soll, die nötigen Treiber + Druckerkabel haben bzw. Drahtlos-Druckaufträge empfangen werden können.

Registration desk / Newcomer betreuen

Hier benötigt ihr nun einen Ausdruck der Anmeldedaten mit Name / Geburtsdatum / Nationalität, sowie weiterer Spalten für "Checked" bzw. "Notwendige Änderungen / Kommentar" (die Liste habt ihr in der Vorbereitung schon erstellt). Prüft bei Newcomern die benötigten Daten (Name / Geburtsdatum / Nationalität) anhand von Ausweisdokumenten. Gebt denen, die ein solches Dokument nicht mitgebracht haben, die Möglichkeit, ein solches bis zum letzten Tag der Competition digital per Scan / Foto nachzureichen.

Fragt bei internationalen Newcomern mit Namen in Landessprache, in welcher Variante dies eingetragen werden soll (nur Latin Schreibweise, oder mit landesspezifischer Schreibweise in Klammern). Bei mehreren Vornamen und reasonable nicknames, ebenfalls nachfragen. Manchmal wird der Nachname vergessen, manchmal ist der Name nur in Kleinbuchstaben - all solche Dinge aufschreiben, nachhaken, abklären. Änderungswünsche und alle Fehler aufschreiben und den Delegates mitteilen. Bitte hakt sorgfältig ab, wer eingecheckt ist und schreibt dazu, bei wem Daten verändert werden müssen. Es kann sein, dass Delegates euch darum bitten, Änderungen selbstständig als Organisatoren durchzuführen, z.B. Zahlendreher im Geburtsdatum korrigieren, Events hinzufügen oder entfernen. Kein Newcomer sollte unüberprüft das Namensschild erhalten. Wer Returner ist, muss euch kein Ausweisdokument zeigen und muss auch nicht notwendigerweise abgehakt werden, in dem Fall können Returner direkt ihr Namensschild abholen. Wenn Returner Änderungswünsche haben, verweist sie direkt an einen Delegate.

Händigt den Newcomern verfügbares Infomaterial aus und erklärt ihnen, wie es weiter geht (Hinweis auf Tutorial). Bzgl. Tutorial dann gerne vermerken und den Delegates mitteilen, wenn es eine Übersetzung in eine andere Sprache geben soll.

Durchsagen / Moderation und Ablauf koordinieren

Mit den Durchsagen steuert ihr den reibungslosen Ablauf der Comp und informiert die Teilnehmer durchgehend über den Fortschritt im Zeitplan, sowie fordert die Helfer für die nächste(n) Gruppe(n) auf. Besonders wenn es viele internationale Gäste gibt, sollten die Ansagen sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch stattfinden! Achtet darauf, dass wirklich jeder, der sich im Raum befindet, die Möglichkeit hat, der Durchsage zu folgen.

Neben der Begrüßung zu Beginn und der Abmoderation am Ende fallen dann zahlreiche Durchsagen an, für Dinge wie:

  • Aufruf zum Tutorial
  • Beginn des nächsten Heats / Runde / Gruppe
  • Abgabe der Puzzles (je Stage / je Gruppe), gerne die die fehlen nochmal erinnern
  • Einteilungen (Scrambler / Runner / Judges)
  • Etwaige Änderungen am Ablauf, am Zeitplan, an Zeitlimits oder Cutoffs
  • Etwaige Änderungen an Gruppeneinteilungen / Zusammenlegung von Gruppen
  • Bekanntgabe, dass Proceeds in die nächste Runde nun feststehen und man bei WCA Live + competitiongroups nachschauen kann

Wann ihr die Durchsagen durchführt, beeinflusst wie gut wir dem Zeitplan folgen können. Ihr könnt durchaus mit etwas früheren Durchsagen eine Verspätung etwas reinholen, alternativ könnt ihr mit Abwarten bis zur nächsten Durchsage etwas verlangsamen. Aber: wenn wir nicht mehr als 5min hinter dem Zeitplan sind, besteht kein Grund schon dann eine Durchsage zu machen, wenn noch jemand am Lösen ist - das ist unnötig, nicht fair und führt am Ende vielleicht nur zu tatsächlicher Verspätung, falls ein Extra vergeben werden müsste. Es gibt bei competitiongroups und dem delegate-dashboard genaue Angaben, wie lange nicht nur die Runde, sondern auch einzelne Gruppen dauern. Wer das Mikro hat, sollte sich daher immer erst einen eigenen Überblick verschaffen, wie wir in der Zeit liegen und wie der Fortschritt der jeweiligen Stages gerade ist. Diese Aufgabe ist daher an etwas Erfahrung geknüpft und wird am besten zumindest am ersten Tag der Competition von denen im Orga-Team erledigt, die diese Rolle schon mal beobachtet haben.

Die Durchsagen allein sind nicht immer ausreichend. Oft muss man Leute auch persönlich zu Handlungen aufrufen und sie auf Konsequenzen hinweisen, sollten sie nicht zum Helfen kommen.

Je Stage sollte mindestens eine Person im Team ständig dafür sorgen, dass genügend Helfer verfügbar sind, und bei Bedarf auch nicht-eingeteilte Personen heranziehen. Das dürfen auch Eltern / Gäste sein, aber pickt euch als Lerneffekt ruhig die Cuber heraus, die ihre Einteilungen schon mal nicht wahrgenommen haben! Es geht nur, wenn wirklich alle mithelfen, und wir es so für alle fair gestalten. Ihr müsst nicht mit Klemmbrett durch die Reihen gehen, aber wenn z.B. nur die Hälfte der Judging-Stühle belegt ist, dann müsst ihr doch proaktiv Leute persönlich auffordern und in den Listen nachschauen. Besonders Scrambler und Runner sollten aber namentlich genannt und auch aufgefordert werden, denn ohne läuft gar nichts. Sorgt immer für Ersatz, sollte eine Position nicht besetzt sein, die gerade den Ablauf verlangsamt! Wenn ihr euch unsicher seid, fragt z.B. am Scrambletisch, ob genügend Runner verfügbar sind, und fragt die Runner, ob genügend Judges verfügbar sind.

Der letzte Punkt wird leider häufig vernachlässigt, da er ein bisschen undankbar ist - teilt euch dies dann gerne zeitlich auf, sodass nicht immer die gleiche Person nach Helfern suchen gehen muss. Nur in Ausnahmefällen sollte ein Delegate diese Suche unterstützen müssen, ihr seid als Orga-Team verantwortlich, dass die Leute kommen. Sagt den Cubern, dass ihr von den Delegates beauftragt wurdet, verschafft euch etwas Autorität, und erklärt, dass dies dem besseren Ablauf dient. Wenn jemand im Team gerade nichts zu tun hat, ist es eine prima Gelegenheit, diese Rolle zu üben und den Flow im Gange zu halten. Zeigt, dass ihr präsent seid und das Geschehen selbstständig im Griff habt, so können sich die Delegates auf ihre Aufgaben rund um Scrambles und Incidents fokussieren.

Weiterhin sollte eine(r) von euch, oder mehrere (für mehrere Stages) immer die Scoresheets zwischen Orga-Tisch und Scrambling-Tisch transportieren, die neuen hinlegen und beim Cube Submission Bereich verteilen, und die fertigen abholen und zu den Scoretakern bringen. Es lohnt sich, wenn ihr euch vorher überlegt, welchem Schema ihr hier folgt: z.B. alle bereits gedruckten Sheets nach Gruppe getrennt zu den Stages bringen, oder nur gruppenweise neue bringen, und wer dafür verantwortlich ist.

Scoretaking, Double-Checking, Folgerunden vorbereiten

Nach jedem Heat treffen Stapel mit Scoresheets am Orga-Tisch ein. Überlegt euch ein Schema, mit welchem ihr neue (z.B. in einer hochkant Box) von eingetragenen (z.B. umgedrehter Stapel), und diese von ge-double-checkten Scoresheets (z.B. mit Vermerk "Doube-Checked" auf dem obersten Sheet im Stapel) unterscheiden könnt.

Das Eintragen geht im Admin-Bereich auf WCA Live. Wenn noch nicht geschehen, muss die Runde erst geöffnet werden, und dann seht ihr ein Abbild einer Scorecard. Dann werden die Ergebnisse eingetragen, das jeweilige Scoresheet zeigt mit der Competitor-ID und dem Namen, für wen diese Ergebnisse eingetragen werden sollen. Die ID lässt sich schneller tippen.

Achtet auf richtige Reihenfolge der Versuche, keine Typos und verifiziert die Unterschriften. Unten im roten Kasten siehst du wichtige Hinweise zum Eintragen und späteren Double-Checken.

Wer die Ergebnisse erstmalig eingetragen hat (irgendwo aufschreiben, wer), sollte nicht die Person sein, die später das Double-Checking durchführt. So könnt ihr euch gegenseitig kontrollieren und bei Bedarf eine Zweitmeinung zur Schrift einholen.

Das Double-Checking ist mit dem Klick auf das Häkchen-Symbol je Runde möglich. Dort klickt ihr euch in der Reihenfolge, in der eingetragen wurde, durch alle einzelnen Scoresheets und könnt mit den Pfeiltasten nach links bzw. rechts weiter springen. Wenn alles OK ist, zur nächsten Scorecard springen, es muss nicht aktiv bestätigt werden. Wenn etwas falsch ist, in den Feldern bearbeiten und erst dann zur nächsten springen. Auch am Ende gibt es keinen speziellen Button o.ä., dass die Runde ge-double-checked wurde, sondern das müsst ihr von Hand aufschreiben.

Wenn mal ein Ergebnis unklar aufgeschrieben wurde: ihr könnt Schreibproben desselben Judges heranziehen, um die Ziffern miteinander zu vergleichen. In anderen Fällen lohnt sich evtl. ein Videobeweis des Teilnehmers, auf welchem der Timer zu sehen ist. Wenn ihr zwischen mehreren Alternativen schwankt, ist es standardmäßig sonst einfach die schlechtestmögliche Variante.

Beim Eintragen und danach beim Double-Checking der Scoresheets bestätigst du / dein Team...

  • dass Extras ausschließlich von Delegates vergeben wurden
  • dass alle Judge- bzw. Teilnehmerunterschriften da sind, bzw. falls nicht, ein letzter Versuch während des Wettbewerbs, die Personen ausfindig zu machen, falls nicht erfolgreich => DNF
  • dass alle Zeiten korrekt, in richtiger Reihenfolge und nach den Regeln für "schlechtestmögliche Interpretation" eingetragen wurden
  • dass (sofern für z.B. kumulative Limits relevant) alle DNFs auch tatsächlich DNFs sind, und klar von DNS unterschieden wurden
  • dass (inbesondere bei BigCubes / BLD etc.) alle nicht angetretenen Versuche als DNS eingetragen wurden, nicht einfach leer gelassen wurden

Übrigens...

Je früher das Double-Checking aller Runden abgeschlossen ist (und etwaige Newcomer-Checks), umso früher kann ein Delegate die Ergebnisse hochladen.

Für alle Folgerunden müssen im Anschluss auch die nächsten Einteilungen generiert werden. Dazu muss die vorherige Runde vollständig eingetragen sein (am sichersten: auch schon ge-double-checked). Solltet ihr irgendwelche Änderungen an den Proceeds planen (z.B. Prozent / Anzahl, Zeitlimits / Cutoffs), dann tragt dies vor dem Generieren auf der WCA Website ein. Dies ist insbesondere dann zu beachten, wenn die geplante Anzahl Teilnehmer der Folgerunde von der tatsächlichen Zahl abweicht und / oder ihr signifikant vom Zeitplan abweicht.

  1. Öffne die nächste Runde in WCA Live (Open).
  2. Synchronisiere WCA Live.
  3. Lade Groupifier bzw. Delegate-Dashboard neu (F5). Du kannst dann neue Gruppen erstellen (lassen) und die automatische Zuteilung kontrollieren. Die Anzahl Gruppen / Heats / Scramblesets lässt sich auch nachträglich jetzt noch während der Comp anpassen, aber halte kurz Rücksprache mit einem Delegate. Groupifier nimmt standardmäßig die eigenen Vorschläge. Mit DD lässt sich manuell etwas leichter arbeiten und die Vorschläge von Groupifier können mit neuen Gruppen verändert werden.
    • Bei mehr als einem Heat: schnelle Personen, insbesondere die, die rein rechnerisch am ehesten aufs Podium kommen können, gemeinsam im letzten Heat.
    • Achte auf vertrauenswürdige Scrambler, so wie auch schon bei den ersten Runden.
    • Teile auch ausreichend Judges (und Runner) ein. Achte darauf, nur Leute zu nehmen, die auch tatsächlich (noch) da sind, das wird gegen Ende des Tages zunehmend schwieriger. Wechsle gerne bei den Helfern im Vergleich zu den ersten Runden ein bisschen ab, um die Arbeit fair zu verteilen.
  4. Wenn du dir unsicher bist, frage bei einem Delegate nach, ob die Einteilungen in Ordnung sind.
  5. Drucke die Scoresheets aus, schneide sie auf A6-Größe. Lege sie zurecht oder bringe sie direkt zu den Stages, wo sie gebraucht werden.
  6. Evtl. auch die Einteilungen ausdrucken und zu den jeweiligen Stages bringen.
Optional: Verlosung

Je nachdem, was ihr hierfür geplant habt, stehen z.B. vor einer Mittagspause, am Ende der Comp oder zu einem anderen von euch gewählten Zeitpunkt eine oder mehrere Verlosungen an. Wir haben zu diesem Thema, welches jedes Orga-Team immer wieder beschäftigt, einen Extra-Punkt vorbereitet.

Urkunden

Wenn alle Ergebnisse einer Finalrunde eingetragen sind (und ge-double-checked am besten auch!), dann kannst du die Urkunden vorbereiten. Wir haben zu diesem Thema, welches jedes Orga-Team immer wieder beschäftigt, einen Extra-Punkt vorbereitet. Wenn du diese Anleitung Schritt-für-Schritt durchgegangen bist, dann hast du die Urkunden schon in einem vorherigen Schritt zumindest als Vorlage vorbereitet.

Denke, falls du nun etwas drucken möchtest, an die richtigen Einstellungen beim Drucker und das richtige Papier.

Abbau koordinieren

Wenn du bestimmte Richtlinien der Venue kennst, z.B. wie die Bestuhlung nach der Veranstaltung aussehen soll / besenrein, dann mache diesbezüglich eine Durchsage. Teile die noch anwesenden Leute so ein, dass erfahrenere Personen beim Abbau des Equipments helfen, und weniger erfahrene Leute allgemeine Aufgaben wie Stühle und Tische zurückräumen übernehmen.

Siegerehrung

Bereite alle Preise vor (inkl. Urkunden, evtl. Medaillen / Pokale / bereitgestelle gesponsorte Puzzles o.ä.) und sorge dafür, dass man dich als Moderator mit den Podestplätzen gut sehen kann. Gerne noch das Material zur Seite räumen und falls vorhanden lieber Banner aufstellen oder die Siegerehrung vor einem schönen Hintergrund durchführen.

Wenn die Comp Sponsoren hatte, erwähne sie jetzt bevor es mit der Siegerehrung losgeht. Bedanke dich darüber hinaus auch beim ganzen Team und allen, die während der Comp geholfen haben.

Wenn noch Sonderpreise zu vergeben sind, die bis jetzt noch nicht vergeben wurden (wofür auch immer ihr euch entschieden habt; Newcomer-Podium, sonstige Spaß-Kategorien), dann macht dies als erstes.

Eine beliebte Reihenfolge für die Disziplinen ist es, einfach chronologisch vorzugehen, als letztes das Main Event bzw. das Event, welches als letztes abgeschlossen wurde.

Internationale Podestplätze gerne auf Englisch/Landessprache ankündigen.

Praktisch ist es, wenn die Siegerehrung mindestens zu zweit betreut wird, jemand sagt an, jemand anderes gibt die Urkunden bzw. sonstige Preise an.

Nach dem Wettbewerb
Falls noch nicht geschehen: Double-Checking und Newcomer-Daten vervollständigen

Schließe das Double-Checking aus obiger Liste noch ab, und synchronisiere WCA Live abschließend.

Teile deinem Delegate mit, wenn es noch Änderungen an den Daten der Newcomer gibt, oder wenn es noch Nachzügler gibt, die ihr Ausweisdokument nachgereicht haben (Name, Geburtsdatum, Nationalität).

Wenn alle Ergebnisse und Personendaten geprüft worden sind, kann sich dein Delegate um die Einsendung der Results und Scrambles für die Datenbank kümmern.

Scoresheets aufheben

Es ist vorgeschrieben, die Scoresheets der Comp (für alle offiziellen Disziplinen) 90 Tage aufzubewahren. Erst im Anschluss können sie entsorgt werden!

Finanzielles / Budget ausgleichen

Ein paar Tage nach dem Wettbewerb kommt die Rechnung über die WCA-Gebühren. Der / die zuerst gelistete Delegate wird dir / dem Orga-Team die Rechnung weiterleiten, sie kann z.B. mit Paypal gezahlt werden. Schließe dies zügig ab und trage den gezahlten Betrag in EUR in die Spalte mit tatsächlichen Beträgen im Budget-Dokument ein.

Auch von der Venue wirst du voraussichtlich ein paar Tage später die Rechnung erhalten, falls nicht anders geregelt. Dies und alle ausstehenden Beträge bitte zeitnah begleichen und ebenso ins Budget eintragen. Jede Zeile, die fertiggestellt ist, kannst du in grün markieren. So behalten wir einen besseren Überblick.

Evtl. musst du dem Team noch einzelne Beträge zahlen, wenn sich z.B. eine Person um den Kauf von Papier gekümmert hat, und jemand anderes um die Namensschilder und so weiter... auch Reisekosten für Delegates werden in Absprache nach der Comp noch gezahlt.

Umgekehrt, wenn du von Sponsoren bzw. sonstigen Partnern Geld erhalten hast (oder es weitere Quellen wie Gästeeintritt, Spenden usw. gibt), dann trage dies auch im Budget ein.

Wenn am Ende Überschüsse bleiben sollten, sagt dir dein Delegate, wohin der Überschuss gehen soll (Folgebudget weiterer Comp(s)), oder ob du diesen vielleicht sogar für deine nächste Comp als vorhandenes Kapital nutzen kannst.

Aftercomp-Mail

Stelle folgende Informationen zusammen: das genutzte Judging-System, Fundsachen (und vermisste Sachen), letztere Information bitte sowohl auf Deutsch, als auch auf Englisch. Erinnere deinen Delegate daran, dir eine Feedback-Umfrage zu erstellen. Hier in RLP / Saar. triggert ein Delegate dann den Mail-Entwurf mit allen Links und Hinweisen. Unsere Software kann anhand der Results alle Empfänger bestimmen, die die Umfrage und die Aftercomp-Mail tatsächlich erhalten sollen (angemeldete Teilnehmer ohne die No-Shows). Beides schickt dein Delegate zu dir / an die Orga-Mailadresse. Von dort können dann die Teilnehmer im BCC-Feld, also untereinander anonym, angeschrieben werden.

Wenn du bzw. dein Team die Ergebnisse der Umfrage wissen möchten, nenne alle Mailadressen / Google accounts, die dein Delegate als Mitbearbeiter der Google Form hinzufügen soll. So seht ihr die Ergebnisse live wie sie reinkommen!